כוח אדם נדרש וימי חופש מבוקשים מתנגשים.
ימי חופש מבוקשים, ביקוש לפי חלון זמן וכוח אדם מינימלי נבדקים לעיתים ידנית באותו זמן.
אופטימיזציית משמרות וכוח אדם
ימי חופש, כישורים וכוח אדם. השתמשו בכללים שלכם כדי ליצור סידורי עבודה אוטומטית.
אנחנו הופכים תנאים שכלי משמרות מדף אינם יכולים לקלוט למודל מתמטי. המערכת יוצרת מועמדים שניתן לבדוק, כדי שאנשים יוכלו לאשר את התוצאה תוך ראיית הסיבות והחריגים.
- נקודת התחלה
- סידורי עבודה ב-Excel והערות כללים מספיקים לבדיקה ראשונה
- אופי התוצאה
- מועמדים נבדקים על ידי אנשים לפני אישור
- גבול
- תנאים שלא התקיימו וסיבות מוצגים במקום להיות מוסתרים
שבוע 24 / הצעה א׳
סידור שבועי לחנות א׳
כל הכללים הקשיחים נבדקו
כיסוי100%
התאמת בקשות91%
פער עומס1x
תוצאה ניתנת להסברמדוע אלכס שובץ למוקדמת ביום ב׳אחראי משמרת / מעדיף מוקדמת / עומס נמוך יותר השבוע
בעיה
שיקול הדעת שמאחורי סידור העבודה כבד יותר מעבודת הטבלה.
החלק הקשה ביצירת משמרות אינו הקלדת שמות לטבלה, אלא שמירה על עקביות בין כללים, בקשות וחריגים רבים.
יש לשבץ אנשים מוסמכים.
מנהלים, עובדים מוסמכים, מפעילי ציוד או אחראים צריכים להופיע במשבצות מסוימות.
קשה לבדוק הוגנות בעין.
משמרות לילה, סופי שבוע, סך משמרות ושיבוצים קשים לא צריכים להתרכז אצל מעט אנשים.
שינוי קטן מחייב בנייה מחדש מלאה.
היעדרות אחת או שינוי ביקוש יכולים לפסול את כל הטבלה ולחייב בנייה מחדש מאוחרת.
יעד האוטומציה אינו הגיליון עצמו, אלא שיקול הדעת החוזר שהמתכנן מפעיל בזמן הכנת הגיליון.
מידול
תרגמו כללי מקום עבודה לתנאים שניתן לחשב.
מונחים כמו הוגן, לא רצוף, להפריד בין שני אנשים אלה וכיבוד ימי חופש מבוקשים הופכים לנתונים, תנאים קשיחים, העדפות רכות וציון.
דוגמת יעד
חוסר כוח אדם x 1000 + הסמכה חסרה x 1000 + הפרת בקשה x 20 + חוסר איזון עומס x 5
המשקלים הם לצורך הסבר. בפרויקט אמיתי תנאים קשיחים ועדיפויות נקבעים באמצעות ראיונות והשוואה לסידורי עבודה בפועל.
נתוני קלט
עובדים, זמינות, ימי חופש מבוקשים, הסמכות, כוח אדם נדרש וסידורי עבודה נוכחיים.
תנאים קשיחים
כללים שאין להפר, כגון כוח אדם נדרש, הסמכות ומגבלות מנוחה.
העדפות
בקשות שכדאי לכבד כשאפשר, כגון ימי חופש, משמרות מועדפות והוגנות.
פלט לבדיקה
מועמדי סידור עבודה, תנאים שלא התקיימו, סיבות, מדדים והשפעת שינוי.
דוגמה אינטראקטיבית
שנו תנאים וחשבו מחדש מועמד לסידור עבודה.
שנו את התרחיש העסקי, כוח האדם הנדרש, כיסוי ההסמכות, ההעדפות, ההוגנות ומגבלת העבודה הרצופה. מועמד סידור העבודה, המדדים ויומן הבדיקה מתעדכנים יחד.
זוהי הדגמת עמוד המשתמשת בהיוריסטיקה פשוטה. היא אינה מנוע אופטימיזציה תפעולי.
כיסוי כוח אדם
כיסוי הסמכות
התאמת העדפות
פער שיבוצים
| עובד | ב׳ | ג׳ | ד׳ | ה׳ | ו׳ | ש׳ | א׳ |
|---|
ספריית כללים
מדלו את הכללים שמובנים מאליהם במקום העבודה שלכם.
הדוגמאות להלן ממודלות צעד אחר צעד. לא כל תנאי צריך להיות מיושם בבת אחת; עדיפות ונתונים זמינים קובעים את ההיקף הראשון.
COV-01
קשיח
כוח אדם נדרש לפי חלון זמן
קביעת כוח אדם מינימלי ומועדף לפי יום, חלון זמן, מיקום, מחלקה ותפקיד.
COV-02
העדפה
כוח אדם לתקופות עומס
הגדלת כוח האדם המומלץ באמצעות תחזיות מכירה, הזמנות, דיירים, נפח ייצור או פניות.
LAB-01
קשיח
עבודה רצופה ומרווחים
ייצוג מגבלות עבודה רצופה, מנוחה לאחר לילה וכללי מרווחים פנימיים שאושרו.
LAB-02
קשיח
שעות חוזה ומגבלות עליונות
כלילת שעות שבועיות או חודשיות, מגבלות לפי סוג העסקה והיתר לשעות נוספות.
SKL-01
קשיח
עובד מוסמך או אחראי
שיבוץ הסמכות נדרשות, עובדים אחראים או כישורי ציוד בכל חלון זמן.
SKL-02
העדפה
צימוד עובדים חדשים ומנוסים
הימנעות ממשבצת שמאוישת רק בעובדים חדשים באמצעות צימוד למדריכים או עובדים מנוסים.
PRF-01
העדפה
ימים מבוקשים וזמן זמין
הפרידו אי-זמינות מימי חופש מבוקשים, ואז קבעו עדיפות לפי חשיבות.
PRF-02
העדפה
עומס עבודה הוגן
צמצום חוסר איזון במשמרות לילה, סופי שבוע, משמרות מאוחרות, סך שיבוצים ומשימות כבדות.
PRF-03
העדפה
רציפות והתאמה
כלילת רציפות מול לקוח, התאמת צוות ותחומי כישור חזקים בציון השיבוץ.
כללים מותאמים
התנאים שמובנים מאליהם בחברה שלכם הם יעד המידול.
כללים שאינם מופיעים בדוגמאות כלליות הם לעיתים הסיבה שמידול מותאם מועיל.
לא לשבץ סגירה ולאחריה פתיחהלהימנע ממשבצות שכולן עובדים חדשיםלהפריד בין שני אנשים מסוימיםלהגביל תמיכה באתרים אחרים לפעמיים בחודשלתת יום מנוחה אחרי עבודת לילהלשמור על אותו אחראי לקוח
פלטים
החזירו חומר לקבלת החלטה, לא רק סידור עבודה.
מערכת משמרות שימושית אינה נעצרת בטבלת סידור עבודה. היא מסבירה מה השתנה, מה לא ניתן היה לספק ומה אנשים צריכים לבדוק.
מועמדים מרובים
החזירו כמה מועמדים עם פשרות שונות במקום תשובה אטומה אחת.
תנאים שלא התקיימו
הציגו כיסוי חסר, ימי חופש מבוקשים שלא מולאו ותנאים שלא ניתן היה לספק.
סיבות שיבוץ
הסבירו מדוע אדם שובץ: הסמכה, העדפה, עומס נוכחי נמוך יותר או עדיפות כיסוי.
השפעת שינוי
כאשר מתרחשת היעדרות אחת, נעלו את מה שצריך להישאר קבוע וחשבו מחדש את האזור המושפע.
דוגמאות ענפיות
הגדירו מהו סידור עבודה טוב בכל מקום עבודה.
סידור עבודה טוב פירושו דברים שונים בכל מקום עבודה. המודל צריך להשתמש במונחים ובעדיפויות שכבר קיימים בתפעול.
קמעונאות ומסעדות
פתיחה, סגירה, ימים עמוסים, כישורי רצפת מכירה והוגנות בסופי שבוע.
טיפול ובריאות
משמרות יום ולילה, עובדים מוסמכים, רציפות טיפול ומרווחי מנוחה.
ייצור ולוגיסטיקה
הסמכות לציוד, נפח ייצור, שיבוץ לקווים וסבב משמרות.
צוותי שטח ותמיכה
זמינות שטח, כיסוי תמיכה, תגובת חירום ואילוצי נסיעה.
לבנות או לקנות
שירותי מדף טובים לעבודת משמרות סטנדרטית. מודלים מותאמים עוזרים כאשר הכללים המקומיים קובעים את התוצאה.
פיתוח מותאם אינו תמיד התשובה הנכונה. ההחלטה צריכה להישען על מורכבות הכללים, מוכנות הנתונים והערך של מועמדים שניתן להסביר.
אנחנו לא מתייחסים לפיתוח מותאם כברירת מחדל.
אם שירות מדף יכול לפתור את הבעיה היטב, נאמר זאת. מערכת ייעודית מוצעת רק כאשר סביר שהערך העסקי של תנאים מותאמים יעלה על העלות.
כאשר שירות מדף מספיק
דפוסי משמרות סטנדרטיים, כללים מעטים וצוות קטן יכולים לעיתים להתחיל מהר יותר עם שירות קיים.
כאשר מערכת מותאמת מוצדקת
ריבוי הסמכות, כללים מקומיים, טיפול בשינויים וצורך בהסבר הם סיבות חזקות יותר לבניית מודל ייעודי.
נתונים
התחילו מהקבצים ומהערות הכללים שאתם כבר משתמשים בהם.
אין צורך במסד נתונים נקי ביום הראשון. קובצי Excel קיימים, טפסי בקשות מנייר ורשימות עובדים יכולים להפוך לחוזה הנתונים הראשון.
צוות וזמינות
שמות עובדים או מזהים, כישורים, שעות חוזה, זמינות וימי חופש מועדפים מספיקים למודל ראשון.
כוח אדם נדרש
ביקוש לפי יום, חלון זמן, מיקום, מחלקה ותפקיד מגדיר את יעד הכיסוי.
כללים קשיחים והעדפות
הפרידו בין כללים שאסור להפר לבין בקשות שכדאי לכבד כשאפשר.
דוגמאות לסידור עבודה נוכחי
סידורי עבודה נוכחיים ותיקונים ידניים עוזרים להשוות מועמדים שנוצרו לפרקטיקה בפועל.
תהליך
בדקו אם ניתן לפתור זאת לפני בניית המערכת כולה.
המטרה הראשונה אינה להחליף את כל התפעול, אלא לבדוק אם ניתן לייצג את כללי התכנון ואם המועמד שנוצר שימושי.
01
אימות העבודה הנוכחית
בדיקת הגיליון הנוכחי, איסוף הבקשות ושלבי התיקון הידניים.
02
סיווג תנאים
הפרדת כללים קשיחים, העדפות, מדדי הערכה והחלטות לאדם בלבד.
03
יצירת אב-טיפוס למנוע הפתרון
בניית רכיב חישוב קטן עם נתונים מייצגים.
04
השוואת מועמדים
השוואת מועמדים שנוצרו לסידורי עבודה קיימים ולהערות המתכנן.
05
בניית המערכת
רק לאחר אישור התאמה, חברו את החישוב לתהליך עבודה, עריכה והרשאות.
אב-טיפוס
אמתו את חלק החישוב בתוך שבועיים לפני פיתוח מלא.
השתמשו בסידור העבודה הנוכחי ובתנאי הליבה כדי להשוות מועמדים אוטומטיים לתוכנית הנוכחית. החליטו על פיתוח מלא לאחר שהישימות והערך נראים לעין.
חבילת אימות קטנה
298,000 JPY / ללא מס
מניח ארגון אחד, סוג סידור אחד ומערך מוגבל של תנאים מרכזיים. הצעת מחיר רשמית תגיע לאחר אישור ההיקף.
התאמה טובה לאב-טיפוס אופטימיזציית משמרות
- אותה החלטת סידור עבודה חוזרת בכל שבוע או חודש
- רק מעטים מבינים את כל הכללים
- בקשות, הוגנות, הסמכות וכיסוי צריכים להישקל יחד
- היעדרויות או שינויי ביקוש מחייבים בנייה ידנית מחדש
ארגנו נקודות אלה לפני אוטומציה
- הכללים משתנים לחלוטין בכל פעם
- נתוני עובדים ורמות כוח אדם נדרשות אינם זמינים
- אין הסכמה פנימית לגבי מה הופך סידור עבודה לטוב
- שירות מדף כבר מכסה את הכללים החשובים
- הציפייה היא שכל בקשה תמיד תקוים
ההוכחה הבאה
בחרו את הדבר הבא לאימות.
עברו מבעיית המשמרות לנכס הבא שיעזור לצוות להחליט.
שאלות נפוצות
שאלות לפני אוטומציה של יצירת משמרות.
התשובות האלה מבהירות מה הדגמת העמוד יכולה להציג, מה אב-טיפוס מאמת ומה נשאר החלטה אנושית.
האם הדגמת העמוד היא מנוע האופטימיזציה בפועל?
לא. הדגמת העמוד היא היוריסטיקה פשוטה להסברת הרעיון. בפרויקט אמיתי בוחרים מנוע פתרון או שיטת חיפוש לאחר שמבינים את הכללים, קנה המידה וצרכי זמן התגובה.
האם אפשר להתחיל מ-Excel?
כן. בדיקה ראשונה יכולה בדרך כלל להתחיל מסידור העבודה הנוכחי, רשימת העובדים, ימי חופש מבוקשים ומזכר כללים קצר.
האם המערכת תקבע את סידור העבודה הסופי אוטומטית?
לא. המערכת צריכה להציג מועמדי סידור עבודה, תנאים שלא התקיימו וסיבות שיבוץ, כדי שאדם יאשר את הסידור הסופי.
כיצד מטפלים בימי חופש מבוקשים?
הן מטופלות כהעדפות אלא אם הארגון שלכם מסמן אותן כחובה. הפלט צריך להראות אילו בקשות לא מולאו ומדוע.
מה כולל אב-טיפוס של שבועיים?
אב-טיפוס יכול לבדוק תחילה ארגון אחד, סוג סידור אחד והכללים המרכזיים. תהליך עבודה מלא, עריכה, הרשאות ואינטגרציות נקבעים לאחר הראיות האלה.
הפעולה הבאה
הפכו את סידור העבודה הנוכחי לתנאים שניתן לחשב.
שתפו את סידור העבודה הנוכחי ב-Excel ואת הכללים שהם חובה מוחלטת או רק העדפה. נפריד מה ניתן למדל, אילו נתונים חסרים והיכן כדאי להתחיל אב-טיפוס קטן.