ステップ 1
分類を決める
分類を先に固定して、運用の基準をそろえます。
ナレッジ管理 Excelテンプレート
ナレッジ記事台帳テンプレートを無料ダウンロード。分類、更新担当、検索タグを1冊で管理できます。
ナレッジ記事の分類、更新担当、検索タグを1冊で整理しやすくした無料Excelテンプレートです。 同じページで、Web画面に置き換えた流れも確認できます。
無料DL
分類
検索タグ
更新担当
入力例
まず分類の前提をそろえる
分類、更新担当、検索タグを先にそろえると、運用の確認が安定します。
記事数
24本
分類
6種
更新待ち
3本
担当者
4名
無料DL
Excel版に何が入っているかを先に確認する
ナレッジ記事を見える化するための無料Excelテンプレートです。 ダウンロード後は、まず分類と更新担当の前提をそろえてください。
ファイル
knowledge_management_knowledge_article_register_template.xlsx
シート
5シート
用途
分類、更新担当、検索タグ
分類、更新担当、検索タグを先にそろえると、運用の確認が安定します。
分類と更新担当を同じブックで追えるので、共有の流れが分かりやすくなります。
履歴を残しておくと、古い版や過去の状態もそのまま参照できます。
まずは分類と更新担当の前提から整理してください。
Excelの使い方
ナレッジ記事をExcelでどう回すか
分類、更新担当、検索タグを1本の流れにすると、抜け漏れを防ぎやすくなります。
ステップ 2
記事を登録する
更新担当を記録して、変更や確認の流れを見やすくします。
ステップ 3
更新を管理する
検索タグを整えて、共有先とのやり取りを安定させます。
ステップ 4
再利用を進める
履歴を残して、次回の見直しにそのまま使えるようにします。
Excelから画面への対応
ナレッジ記事のデータ構造をそのまま画面設計に写すと、共有と参照の流れが分かりやすくなります。
Excel項目
システム項目
備考
Excel項目
分類
システム項目
ナレッジ検索
備考
分類と更新日を見やすく整理します。
Excel項目
更新担当
システム項目
カテゴリ管理
備考
承認待ちの状態を一覧で追えます。
Excel項目
検索タグ
システム項目
編集ログ
備考
関係部署への展開を管理します。
Excel項目
履歴
システム項目
タグ検索
備考
差し戻しや古い版の参照に使えます。
導入の境目
Excelはどこまでで、システムはどこからか
ナレッジ記事の件数、更新頻度、共有先の数が、Excelとシステムの切り分けを決めます。
Excelで十分
小規模な運用
ナレッジ記事が少なく、流れも固定なら、まずはExcelだけで回せます。
- 少人数で回す
- 変化が少ない
- 週次更新が中心
段階的にシステム化
確認と共有を軽くする
一覧や確認だけ先にWebへ移すと、探す手間や共有の手間を減らせます。
- 一覧を見やすくしたい
- 確認を分けたい
- 通知だけ先に欲しい
最初からシステム化
最初から設計する
担当や権限が多いなら、最初から仕組み化したほうが安全です。
- 担当が多い
- 権限が複雑
- 通知連携が必要
よくある質問
よくある質問
導入前によくある質問をまとめました。
概算には何が必要ですか？
分類、更新担当、検索タグが分かれば、方向性を整理できます。
今の管理表と併用できますか？
はい。既存の表を残しながら、必要な部分だけ先に整える進め方ができます。
スマートフォンでも使えますか？
はい。確認用の一覧として、外出先からの閲覧も想定しています。