Chuyển đổi quản lý tồn kho từ hiện trường. Một ứng dụng thay thế Excel và “bám” lâu dài.
Quản lý tồn kho dễ phát sinh sai lệch, tốn thời gian tìm kiếm, thiếu/dư khi việc nhập chậm, ghi chép thủ công và phụ thuộc vào một vài cá nhân tích tụ.
Finite Field thiết kế và phát triển ứng dụng iOS/Android + admin panel dễ vận hành cho hoạt động tồn kho trong xây dựng, logistics và sản xuất.
Field DX sẽ thất bại nếu chỉ “làm cho xong”. Vì vậy chúng tôi đưa các yếu tố “bám dính” như UI/UX không cần hướng dẫn, phân quyền/audit log, offline và đa ngôn ngữ vào thiết kế từ đầu, tạo ra quản lý tồn kho tiếp tục được sử dụng.
Vấn đề phổ biến trong quản lý tồn kho (giới hạn của Excel)
Ứng dụng tồn kho làm được gì
Ứng dụng quản lý tồn kho hiệu quả nhất khi cho phép hoàn tất chu trình Nhập/Xuất -> Chuyển kho -> Kiểm kê -> Xử lý chênh lệch bằng “nhập liệu tại hiện trường”.
Nhập/Xuất (In/Out Management)
Chuyển kho (giữa địa điểm/công trường)
Kiểm kê (Stocktaking App)
Hiển thị xu hướng, chênh lệch, lịch sử (Admin Panel)
Yêu cầu thiết kế để “bám” (Checklist tránh thất bại)
Dù có triển khai app, nếu không dùng tại hiện trường thì vô nghĩa. Các mẫu thất bại phổ biến và cách tránh được tổng hợp dưới đây.
1) UI không cần hướng dẫn (đừng xem nhẹ chi phí đào tạo)
UI khó thì hiện trường sẽ quay lại giấy/Excel. Chúng tôi giới hạn nút, trường nhập và luồng để các thao tác thường dùng có thể làm ngay.
2) Thiết kế phân quyền + luồng phê duyệt + audit log (tồn kho cần “kiểm soát”)
Thiếu vai trò và phê duyệt sẽ dẫn đến rủi ro sai nhập và sửa dữ liệu. Chúng tôi thiết kế quyền xem/sửa và log thao tác theo vai trò để quản lý yên tâm vận hành.
3) Offline và hàng đợi gửi lại (hiện trường không dừng)
Nếu không nhập được ở vùng sóng yếu, việc chép lại quay về, gây quản lý kép. Chúng tôi thiết kế với nhập offline + tự gửi khi có mạng (retry queue) như điều kiện mặc định.
4) Hỗ trợ đa ngôn ngữ (giảm lỗi và rút ngắn đào tạo)
Chỉ cần chuyển ngôn ngữ đã giảm lỗi nhập và chi phí đào tạo. Chúng tôi đưa đa ngôn ngữ khi cần.
Phạm vi dịch vụ (App + Admin + Backend một gói)
Quản lý tồn kho không thể chỉ có “một app”. Vẫn cần quản lý master, phân quyền, kiểm tra lịch sử, tổng hợp/xuất báo cáo, v.v. Chúng tôi xử lý tất cả trong một gói. Phát triển chủ yếu dùng Flutter để xây iOS/Android cùng một codebase, giảm chi phí, thời gian và chi phí vận hành về sau.
- Phát triển app iOS/Android
- Thiết kế app
- Thiết kế web admin panel
- Thiết kế server/cơ sở dữ liệu
Thành tựu (phát triển hệ thống gồm tồn kho & vận hành)
Tồn kho chỉ tạo kết quả khi được thiết kế cùng các hoạt động có dịch chuyển tồn (đơn hàng, giao hàng, billing, lịch sử) chứ không chỉ là “số tồn”.
Link Mall (EC/Tồn kho & Order-to-Shipment SaaS)
Tập trung đơn hàng qua SNS/Email, hoàn tất đăng ký sản phẩm, đặt hàng và thông báo giao hàng trên smartphone. Tập trung tồn kho và billing trên admin panel, có phân quyền và audit log để vận hành ngay.
Giảm rào cản khởi tạo cửa hàng online, vận hành từ 'đăng ký, quản lý, đến thông báo giao hàng' không cần PC.
Tập trung đơn hàng qua SNS/Email, hoàn tất vận hành trên smartphone.
Có phân quyền và audit log để vận hành ngay.
Hệ thống EC thành viên & quản lý đơn hàng (lịch sử tồn & trừ tự động)
Thiết kế hệ thống hoàn chỉnh cho quản lý sản phẩm/tồn kho, báo giá, đơn hàng và billing.
Nâng độ chính xác tồn kho và liên kết với đơn hàng.
Xây cơ chế kiểm tra thời gian thay đổi, số lượng trước/sau và tự trừ kho khi nhận đơn.
Hiển thị thay đổi tồn kho và trừ tự động.
Lĩnh vực giao xe (ví dụ app quản lý gồm tồn kho)
Tổ chức quản lý tồn kho, thông tin khách hàng và quy trình bán hàng vào một app, cho phép kiểm tra và cập nhật dữ liệu từ smartphone mọi lúc, mọi nơi.
Kiểm tra và cập nhật dữ liệu kinh doanh mọi nơi.
Quản lý tập trung qua app smartphone.
Hỗ trợ di động.
Quy trình phát triển (MVP -> triển khai hiện trường -> mở rộng theo giai đoạn)
Với quản lý tồn kho, triển khai tối thiểu -> cải tiến khi vận hành ít thất bại hơn so với xây mọi thứ từ đầu.
1. Tư vấn miễn phí (có Zoom)
Sắp xếp hiện trạng (Excel/Giấy/Hệ thống hiện có) và vấn đề
2. Xác định yêu cầu
Xác định Must/Should/Could, nhu cầu phân quyền, phê duyệt, offline, đa ngôn ngữ
3. Ước tính sơ bộ
Đưa ra chi phí và thời gian ước tính (có thể dùng AI để ước lượng ban đầu)
4. Thiết kế màn hình (Wireframes)
Tạo luồng để nhân sự hiện trường không bị lạc
5. Phát triển & kiểm thử
Xây dựng vận hành gồm admin panel, log và tổng hợp
6. Phát hành & bảo trì
Cải tiến và mở rộng khi theo dõi mức độ sử dụng
Ước tính thời gian & chi phí (Model case)
Vận hành nội bộ / hệ thống đơn hàng
Thời gian: 2 tháng+ / Chi phí: 2M JPY+ Giả định tập trung tồn kho, đặt hàng và luồng phê duyệt với Web + App, cải thiện hiệu quả bằng phân quyền và audit log.
AI Auto-Estimate (tham khảo đơn giá theo màn hình)
Mobile: ¥60,000/màn Web: ¥40,000/màn Dùng để ước lượng sơ bộ.
Tồn kho Excel vs Ứng dụng tồn kho
Excel rất tốt, nhưng với tồn kho cần “nhập tại hiện trường” và “lịch sử/kiểm soát”, chi phí dễ phình to khi vận hành tăng.
| Khía cạnh | Vận hành Excel | Vận hành App |
|---|---|---|
| Nhập liệu | Nhập theo lô -> dễ trễ/bỏ sót | Nhập tại chỗ, bắt buộc trường để giảm bỏ sót |
| Lịch sử | Khó theo dõi lý do dịch chuyển | Dễ theo dõi với lịch sử thay đổi/log thao tác |
| Kiểm soát | Ranh giới chia sẻ mơ hồ | Vận hành ổn định với phân quyền/phê duyệt theo vai trò |
| Địa điểm | File dễ bị chia tách | Dễ tập trung theo địa điểm/nhân sự |
| Môi trường | Sóng yếu -> nhập dừng -> quay lại ghi chép | Khó bị dừng nhờ offline + retry |
| Tổng hợp | Tốn thời gian thủ công | Tự tổng hợp, dễ tìm kiếm và lọc |