Välilehdet
9
Rakenna selkeä työnkulku
Henkilöstöhallinnon Excel-malli
Lataa ilmainen työajanseurannan Excel-malli. Pidä työvuorot, kellokortit, hyväksynnät ja kuukausiyhteenvedot yhdessä työkirjassa.
Konsultointi
Jos olet ottamassa käyttöön työajanseurannan Excel-mallia, voimme auttaa määrittämään, mitkä osat kannattaa pitää Excelissä ja mitkä siirtää verkkojärjestelmään.
Jos tarvitset tiimiyhteistyötä, mobiilisyöttöä, valokuvien latausta tai koontinäyttöjä, tutustu järjestelmäversioon.
Hallitse aikataulut, kellokortit, hyväksynnät, poikkeamien seuranta ja kuukausiyhteenvedot samassa työkirjassa.
työvuorot
kellokortit
hyväksynnät
kuukausiyhteenvedot
Työnkulku
Jäljitettävä
Visualisoi tila
Syöttö
Jaettava
Hyödyllinen päivittäisessä työssä
Syöttöesimerkki
Määritä ydinkentät ensin
Kun ydinkentät ovat kohdillaan, päivittäiset tarkistukset, hyväksynnät ja yhteenvedot helpottuvat.
Päivämäärä
May 6, 2026
Nimi
John Smith
Osasto
Henkilöstöhallinto
Tila
Paikalla
Ilmainen lataus
Katso ensin, mitä Excel-versio sisältää
Hallitse aikataulut, kellokortit, hyväksynnät, kuukausiyhteenvedot ja koontinäytöt samassa työkirjassa.
Tiedosto
Työajanseurannan Excel-malli.xlsx
Tiedoston nimi: attendance_management_template_fi.xlsx
Välilehdet
9 välilehteä
Tarkoitus
työvuorojen suunnittelu, kellokortit, hyväksynnät, kuukausiyhteenvedot ja koontinäytöt
Määritä ensin yritys, osastot, toimipisteet, vuorot ja hyväksyntäluettelot epäjohdonmukaisuuksien välttämiseksi.
Pidä työntekijäluettelo, työvuorosuunnitelma, hyväksyntäloki ja päivittäiset tiedot yhdessä työkirjassa tarkastelua varten.
Käytä kuukausiyhteenvetoa ja koontinäyttöä työaikaprosenttien, poikkeamien, ylitöiden ja odottavien hyväksyntöjen seuraamiseen.
Vahvista vuorosäännöt, hyväksyntästandardit ja raportointijakso ennen työkirjan jakamista tiimille.
Miten Exceliä käytetään
Miten työajanseurannan Excel-malli toimii käytännössä
Asetusten, aikataulujen, kirjausten ja yhteenvetojen pitäminen samassa virrassa ehkäisee virheitä.
Vaihe 1
Määritä
Määritä yritys, osastot, toimipisteet, vuorot ja hyväksyntäluettelot epäjohdonmukaisuuksien välttämiseksi.
Vaihe 2
Suunnittele
Luo vuorot työntekijöittäin ja päivämääritettäin, ja muuta oletuksia tarvittaessa.
Vaihe 3
Kirjaa
Kirjaa kellokorttimerkinnät ja hyväksynnät, jotta poikkeamat ja ylityöt ovat samalla pohjalla.
Vaihe 4
Yhdistä
Tarkastele avainmittareita kuukausiyhteenvedosta ja koontinäytöstä ennen palkanmaksua.
Excelistä näytöiksi -kartoitus
Mitkä Excel-kentät vastaavat mitäkin näkymiä?
Työkirjan rakenteen kartoittaminen verkkonäkymiksi helpottaa tietojen syöttöä, hyväksyntää ja raportointia.
Excel-elementti
Järjestelmän näkymä
Huomautukset
Excel-elementti
Asetukset ja työntekijäluettelo
Järjestelmän näkymä
Perustietonäkymä
Huomautukset
Määritä ensin yrityksen, osaston, toimipisteen ja työntekijöiden perustiedot laskennan vakauttamiseksi.
Excel-elementti
Työvuorosuunnitelma ja toteutuneet tunnit
Järjestelmän näkymä
Kalenteri- ja yksityiskohtanäkymä
Huomautukset
Hallitse päivittäiset vuorot, kellokortit, myöhästymiset, aikaiset lähdöt ja poissaolot samassa paikassa.
Excel-elementti
Hyväksyntäloki
Järjestelmän näkymä
Hyväksyntänäkymä
Huomautukset
Lomat, komennukset, matkat, etätyöt ja ylityöt vaikuttavat työaikalaskentaan vasta hyväksynnän jälkeen.
Excel-elementti
Kuukausiyhteenveto ja koontinäyttö
Järjestelmän näkymä
Johdon koontinäyttö
Huomautukset
Tarkastele suunniteltuja tunteja, todellisia tunteja, ylitöitä ja osastokohtaisia tilastoja yhdessä näkymässä.
Käyttöönoton rajat
Missä Excelin rajat tulevat vastaan ja järjestelmä alkaa?
Henkilöstömäärä, toimipisteiden määrä, hyväksyntöjen monimutkaisuus ja muistutustarpeet määrittävät, miten Excel ja järjestelmä tulisi jakaa.
Excel riittää
Pienet päivittäiset toiminnot
Kun henkilöstömäärä, toimipisteet ja päivitystarpeet ovat vähäisiä, Excel hoitaa työnkulun edullisesti.
- Pieni tiimi
- Vähän toimipisteitä
- Päivittäiset päivitykset
Osittainen järjestelmointi
Vähennä vahvistamisen ja jakamisen vaivaa
Siirtämällä listat, hyväksynnät ja muistutukset verkkonäkymiin voidaan vähentää tarkistusvirheitä.
- Selkeämpi lista
- Erota hyväksynnät ensin
- Pienempi jakamisen vaiva
Täysi järjestelmointi
Suunnittele tietueiden ja käyttöoikeuksien ympärille
Kun henkilöstömäärä, toimipisteet, hyväksyntätasot ja käyttöoikeudet kasvavat, järjestelmän suunnittelu on turvallisempaa.
- Useita toimipisteitä
- Paljon hyväksyjiä
- Käyttöoikeudet ja muistutukset
UKK
Usein kysytyt kysymykset
Näitä kysymyksiä ihmiset yleensä kysyvät ennen käyttöönottoa.
Mitä tarvitsette arviota varten?
Jos voit jakaa työmäärän, toimipisteet, henkilöstömäärän ja vahvistustavan, voimme hahmotella arvion.
Voimmeko käyttää sitä nykyisen taulukkomme kanssa?
Kyllä. Voit säilyttää nykyisen taulukon ja siirtää ensin vain listan verkkoon.
Sopiiko se mobiilikäyttöön?
Kyllä. Se on suunniteltu kenttätarkistuksia varten, joten mobiilikatselu ja tietojen syöttö kuuluvat konseptiin.