シート
4
来客の流れを分離
総務 Excelテンプレート
来客記録テンプレートを無料ダウンロード。来客、受付、案内、記録を1冊で管理できます。
来客受付、案内状況、記録履歴を1冊で整理しやすくした無料Excelテンプレートです。 同じページで、Web画面に置き換えた流れも確認できます。
無料DL
来客時間
受付枠
受付
流れ
追跡可能
来客状況を見える化
入力
共有しやすい
受付運用に使いやすい
入力例
まず来客の前提をそろえる
来客時間、担当部署、担当者、来客状況を先にそろえると、受付の確認が安定します。
来客時間
09:30
担当部署
内科
担当者
山田
来客状況
受付済み
無料DL
Excel版に何が入っているかを先に確認する
来客受付、案内状況、記録履歴を見通しやすくする無料Excelテンプレートです。 ダウンロード後は、まず来客と受付の前提を整理してください。
ファイル
general_affairs_visitor_log_template.xlsx
シート
4シート
用途
来客、受付、案内記録
来客時間、担当部署、担当者を先にそろえると、受付の抜けが減ります。
当日の来客状況と待ち時間を同じブックに残せるので、後から追いやすくなります。
キャンセルや変更の記録も同じ流れで追記できるため、月次の振り返りに使いやすくなります。
まずは来客と受付の前提から整理してください。
Excelの使い方
Excelで来客管理をどう回すか
来客登録、受付状況、受付枠、変更履歴を1本の流れにすると、抜け漏れを防ぎやすくなります。
ステップ 1
来客登録
まず来客時間と担当部署を決めて、受付の基準をそろえます。
ステップ 2
受付確認
来客状況を整理して、受付の待ちを減らします。
ステップ 3
受付枠更新
受付枠と担当者割当を残して、当日の運用を見やすくします。
ステップ 4
変更履歴
時間変更やキャンセルをまとめ、次回の来客改善に使える形で保管します。
Excelから画面への対応
Excelのどの項目がどの画面になるか
総務のデータ構造をそのまま画面設計に写すと、来客受付の流れが理解しやすくなります。
Excel項目
システム項目
備考
Excel項目
来客登録
システム項目
来客一覧
備考
来客時間、担当部署、担当者をまとめます。
Excel項目
受付状況
システム項目
受付ボード
備考
来客済み、待機中、キャンセルを整理できます。
Excel項目
受付枠
システム項目
来客カレンダー
備考
当日の空き枠や担当者割当を追えます。
Excel項目
変更履歴
システム項目
変更履歴一覧
備考
時間変更やキャンセルの記録に使えます。
導入の境目
Excelはどこまでで、システムはどこからか
来客件数、担当部署数、通知の必要性が、ExcelとWebの分け方を決めます。
Excelで十分
小規模な来客運用
来客件数が少なく、受付方法も固定されていれば、Excelだけでも十分に回せます。
- 少人数運用
- 担当部署が少ない
- 日次更新が中心
段階的にシステム化
確認と共有を先に軽くする
来客一覧だけを先にWeb化すると、受付の確認と共有コストを下げやすくなります。
- 一覧を見やすくしたい
- 通知だけ先に分けたい
- 共有の手間を軽くしたい
最初からシステム化
受付と受付枠を中心に設計する
複数拠点、複数担当部署、通知連携まで必要なら、最初からシステム前提で考えるほうが安全です。
- 複数拠点がある
- 担当部署が多い
- 通知や履歴の連携が必要
よくある質問
よくある質問
導入前に確認されることが多い点をまとめました。
概算には何が必要ですか？
来客時間、担当部署数、担当者の人数、受付方法を共有いただければ、概算の方向性を整理できます。
今の受付表と併用できますか？
はい。既存の受付表をそのまま残しながら、来客一覧だけを先に整理する進め方も可能です。
スマートフォンでも使えますか？
はい。現場確認を前提に設計しているため、スマートフォンでの確認や入力も想定しています。